Etiquette email
5 tips om converterende e-mails te schrijven
Iedereen krijgt dagelijks een stortvloed aan mailtjes binnen. Klanten en prospecten dus ook! Gelukkig zijn er enkele eenvoudige trucs die jouw boodschap meteen van het scherm laten springen, zodat jouw klanten je e-mail volledig uitlezen én overgaan tot actie.
Kies je onderwerp regel zorgvuldig
Als je onderwerp niet aanspreekt, is de kans groot dat je e-mail meteen in de prullenbak belandt. Je hele e-mailcampagne staat of valt ermee dus kies je subject verstandig. Een korte zin van maximaal 7 à 8 woorden werkt het beste. Zeker als er een actief werkwoord instaat, zoals ‘ontdek’, ‘lees’, ‘download’, noem maar op. Ook lijstjes werken goed, à la ‘5 trends in e-mailmarketing die je moet kennen’. Net als verwijzingen naar steden en het gebruik van keywords.
Gebruik bullet points
Nadat je de essentie van je e-mail in je onderwerp hebt gezet, kan je meer details geven in de komende alinea’s. Maar let op dat je die niet te lang en droog maakt. Bullet points zijn een handig hulpmiddel om je tekst in te delen in kortere alinea’s. Op die manier kan je lezer het bericht gemakkelijk scannen en langer blijven staan bij de thema’s die voor hem belangrijk zijn. Ook tussenkoppen of opvallende kernwoorden kunnen op dat vlak helpen.
Schrijf voor je klant
Vermijd zo veel mogelijk de woorden ‘ik’ en ‘ons’. Je schrijft niet voor jezelf. Je schrijft voor je potentiële klant. Verplaats je dus in zijn perspectief. Hemel je bedrijf niet te veel op, dat is toch niet interessant. Leg liever uit welke voordelen jouw prospect kan halen door te doen wat jij van hem vraagt. What’s in it for him?
Hou het kort en krachtig
Wil je de aandacht van je lezer blijven vasthouden? Gebruik dan korte, eenvoudige zinnen. Maak je e-mail niet nodeloos ingewikkeld en zeker niet te lang. Anders haakt je klant gewoon af. Als je toch graag bijkomende informatie wil geven, kan je altijd linken naar specifieke pagina’s op je website. Maak je mail sowieso nooit langer dan een halve A4-tekst.
Zorg voor een duidelijke call to action
Als je wil dat je klant je bericht niet alleen leest, maar er ook op reageert, mag je jouw call to action niet vergeten. Een duidelijke oproep tot actie, naar je lezer toe. ‘Klik hier’, ‘bel nu’, of ‘bevestig meteen’ zijn magische woordjes, die je lezer meteen aanzetten om in actie te schieten.
Hoe een e-mail opmaken volgens de "etiquette"?
I would like to enforce some email etiquette in our companies.
This includes all the do's and don'ts concerning the use of the company's email system and should be distributed amongst all employees. And please don't forget; do not use email to discuss confidential information.
Read the email before you send it. A lot of people don't bother to read an email before they send it out, as can be seen from the many spelling and grammar mistakes contained in emails.
Use a meaningful subject. Try to use a subject that is meaningful to the recipient as well as yourself.
Use proper structure & layout. Since reading from a screen is more difficult than reading from paper, the structure and lay out is very important for e-mail messages. Use short paragraphs and blank lines between each paragraph. When making points, number them or mark each point as separate to keep the overview.
Be concise and to the point. Do not make an e-mail longer than it needs to be. Remember that reading an e-mail is harder than reading printed communications and a long e-mail can be very discouraging to read.
Answer swiftly.Customers send an e-mail because they wish to receive a quick response. Therefore, each e-mail should be replied to within at least 24 hours, and preferably within the same working day. If the email is complicated, just send an email back saying that you have received it and that you will get back to them. This will put the customer's mind at rest and usually customers will then be very patient!
Do not attach unnecessary files. By sending large attachments you can annoy customers and even bring down their e-mail system.
Do not write in CAPITALS.IF YOU WRITE IN CAPITALS IT SEEMS AS IF YOU ARE SHOUTING.
Take care with abbreviations and emoticons. In business emails, try not to use abbreviations.
Do not request delivery and read receipts. This will almost always annoy your recipient before he or she has even read your message.
Use cc: field sparingly. Try not to use the cc: field unless the recipient in the cc: field knows why they are receiving a copy of the message.